क्लब अधिकारी क्या होते है?

प्रबंधन और नेतृत्व आमतौर पर एक अदृश्य प्रकार का तेल होता हैं जिसे हर कोई महत्व नहीं देता हैं जब चीज़ें सुचारू रूपसे चल रही होती हैं लेकिन जब वह अनुपस्थित होती हैं, तो चीज़ें टूट के बिखर जाती हैं। 

एक क्लब को सफलतापूर्वक चलने के लिए बहुत समय और समर्पण और सावधानीपूर्वक नियोजित रूप में एक साथ काम करना आवश्यक हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके की सभाएँ समय पर और नियमित रूप से हो रहीं हैं, की उनका एक शिक्षात्मक उद्देश्य हैं, की वे संक्षिप्त हैं और समय की बर्बादी नहीं हो रहीं हैं, जिसे सदस्य बढ़े और विकसित हों, और क्लब को व्यापक Agora समुदाय से लाभ हो, आदि। यह बहुत सारा काम हैं जिसे विभिन्न ज़िम्मेदारियों के साथ "अधिकारी भूमिका" करनेवालों के एक सेट के बीच बाटने की आवश्यकता हैं। 

क्लब के अधिकारी, प्रमुख और प्रबंधक दोनों होते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण हैं की ये दोनों बहुत अलग धारणाएँ हैं।  नेतृत्व के लिए दूरदर्शिता की आवश्यकता होती हैं - इस बात का स्पष्ट विचार होना चाहिए की आप चीज़ों को कहाँ ले जाना चाहते हैं, रणनिती, बड़ी सोच रखना, सदस्यों को अपना दृष्टिकोण बताना, और उन्हें पूरा करने के लिए उन्हें प्रेरणा और चुनौती देना। दूसरी ओर, प्रबंधन उस दृष्टिकोण को एक विशिष्ट कार्य योजना में परिवर्तित करने और इसे एक समय के अंदर अमल में लाने में सक्षम हो रहे हैं। 

क्लब अधिकारी क्लब चलने के प्रभारी हैं ताकि वह सुनिश्चित कर सके की सभी को एक सहज अनुभव मिले।  सभी अधिकारी भूमिकाएँ स्वैच्छिक पद हैं, और वास्तव में, वे एक छोटे समुदाय के नेतृत्व का अभ्यास करने का एक उत्कृष्ट अवसर हैं।

व्यवसायों और निगमों में होता है उसके विपरीत, Agora Speakers जैसे गैर-लाभकारी संस्था में, सदस्यों को अपने मर्ज़ी के खिलाफ कुछ करने के लिए कभी दबाव नहीं डाला जा सकता हैं। सब कुछ स्वैच्छिक हैं, और एक अधिकारी ज़्यादा से ज़्यादा किसीको नम्र तरीकें से पूछ और समझा सकते हैं।   वास्तव में, एक गैर-लाभकारी समुदाय का नेतृत्व करना किसी व्यवसाय का नेतृत्व करने से कही अधिक चुनौतीपूर्ण हैं, क्योंकि अधिकारियों को किसी भी व्यवसाय की तुलना में बहुत अधिक लोगों से संबंधित और प्रेरक कौशल को अमल में लाना पड़ता हैं।  

अधिकारी भूमिका की मूलभूत विशेषताएँ

प्रत्येक क्लब में आवश्यक अधिकारी भूमिकाओं का एक सेट होता हैं (आमतौर पर क़ानूनी कारणों की वजह से) और कुछ वैकल्पिक लेकिन अनुशंसित होते हैं। 

इसके विपरीत भी सच हैं: एक भूमिका - राष्ट्रपति को छोड़कर - कार्यभार अधिक होने पर कई लोगों के बीच बाँटा जा सकता हैं। एक बहुत बड़े क्लब के लिए शिक्षण के लिए दो उपाध्यक्ष हो सकते हैं। इस मामले में, यह सुझाव हैं की भूमिका करनेवाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए ज़िम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से दिया जाएँ। 

निर्देश किए गए अधिकारी भूमिकाओं के अलावा, एक क्लब अतिरिक्त अधिकारी भूमिकाओं को परिभाषित कर सकता हैं जैसे की "समारोह आयोजक" (विशेष समारोह या पार्टियों के लिए), "ब्लॉगर" आदि। 

• सभी अधिकारी भूमिकाएँ स्वैच्छिक हैं। किसी भी सदस्य पर अधिकारी बनने के लिए ज़बरदस्ती नहीं की जा सकती हैं। कोई भी क्लब ऐसी किसी भी शिक्षात्मक गतिविधि में भाग लेने के लिए प्रतिबंध नहीं लगा सकता हैं जिसमें एक अधिकारी के रूप में सेवा करने या अधिकारी के किसी भी कर्तव्य का पालन करने की आवश्यकता होती हैं। 
• अधिकारी भूमिकाओं की  मर्यादित अवधि या तो ६ महिने या १ वर्ष होती हैं।
• सभी अधिकारी अपने कार्यकाल के दौरान क्लब के सक्रिय सदस्य भी होने चाहिए। कृपया "सक्रिय" किवर्ड पर ध्यान दे, जिसका अर्थ हैं की अधिकारियों को अभी भी किसी अन्य सदस्य के रूप में नियमित क्लब सभाओं में भाग लेने की आवश्यकता हैं। 
• सभी अधिकारी भूमिकाएँ, ये नि:शुल्क भूमिकाएँ हैं। किसी भी अधिकारी को क्लब या होस्ट करनेवाले संगठन से कोई मुआवज़ा नहीं मिल सकता हैं। हालाँकि, उनके पास उनकी पद के संबंध में उनकी गतिविधि के कारण होनेवाले ख़र्च को वापस करना चाहिए, जब तक कि ऐसे प्रकार के ख़र्च को पहले से ही फ़ाउंडेशन द्वारा प्रतिपूर्ति योग्य के रूप में नामित किया गया हो।   
• अधिकारी यह भूमिका व्यक्तिगत होती हैं। भूमिका निभानेवाले व्यक्ति को इसे पूरी तरह से किसी अन्य व्यक्ति को "आउटसोर्स" या "किसी को सौंप" नहीं सकता हैं (बाहरी संगठन के लिए तो बिलकुल भी नहीं)। कृपया ध्यान दें की विशिष्ट कार्यों को सौंपना पूरी तरह से मान्य हैं। 
• अंत में, सभी भूमिकाएँ निर्वाचित हैं - यदि एक ही भूमिका के लिए एक से अधिक उम्मीदवार हैं, तो चुनाव होना चाहिए।

एक क्लब अधिकारी बनना

अधिकारी क्यों बने?

कई कंपनियों में, प्रबंधकीय पदों तक पहुँचने के लिए बहुत समय (कभी-कभी पूरा वर्ष) और समर्पण की आवश्यकता हैं। उस भूमिका में आप जो भी गलती करते हैं वह आपके करियर के लिए घातक हो सकती हैं।  

आप शायद पहले से ही जानते हैं कि Agora क्लब एक सुरक्षित वातावरण प्रदान करते हैं जहाँ पब्लिक स्पीकिंग, प्रयोग करने की स्वतंत्रता के साथ, अपने गलतियों से सीखें और पेशेवर उपयोग की तैयारी के लिए उसका उपयोग करें। इसी तरह, क्लबों में अधिकारी की भूमिकाएँ एक ऐसा वातावरण प्रदान करती हैं, जहाँ आप सुरक्षित रूप से नेतृत्व और प्रबंधकीय कौशल सीख सकते है और जहाँ गलतियाँ आपके करियर के लिए महत्वपूर्ण नहीं हैं।  

क्लब अधिकारी बनने के कई गुणात्मक फायदे हैं:  

• नए कौशल सिखना - बजट बनाने से लेकर जोखिम प्रबंधन तक, योजना बनाने से लेकर विपणन तक। 
• अपने क्लब को सुफ़ल होने में मदद करना। 
• अपने आत्मविश्वास को बढ़ाना।
• अपने रोज़गार क्षमता को बढ़ाना और अपने बायोडेटा को आकर्षित बनाना ताकि वो भर्ती करनेवाले प्रबंधकों को आकर्षित कर सके। 
• क्लब के Agora के शासन में सीधे भाग लेना। 

स्वयंसेवा (और इससे भी अधिक विशेष रूप से - नेतृत्व स्वयंसेवा) का पेशेवर करियर के विकास पर बहुत प्रभाव पड़ता हैं इसपर पर्याप्त अनुसंधान हैं।  उदाहरण के लिए, २०१६ में डेलॉयट द्वारा किए गए एक अध्ययन में न केवल यह पाया गया कि स्वयंसेवा ने नेतृत्व के कौशल को प्राप्त करने में बहुत प्रभाव पड़ा, पर यह भी की नौकरी चाहने ढूँढनेवालों पर इसका बहुत सीधा प्रभाव पड़ा: 

• ८२% भर्ती कर रहे प्रबंधक स्वयंसेवा का अनुभव होनेवाले उम्मीदवार को चुनने के लिए इच्छुक थे 
• ८५% भर्ती कर रहे प्रबंधक बायोडेटा में होनेवाली गलतियों को नज़रअंदाज करने के लिए तैयार थे यदि उनमें स्वयंसेवक का अनुभव दिया गया हो तो। 

करियरबिल्डर द्वारा किए गए अध्ययन में पाया गया कि ६०% भर्ती प्रबंधकों ने स्वयंसेवा के अनुभववाले उम्मीदवारों को अधिक योग्य माना जाता हैं। फोर्ब्स द्वारा बताये गए सिएनसीएस के एक अध्ययन से पता चला हैं कि स्वयंसेवा करनेवाले बेरोज़गार लोगों की नौकरी पाने की संभावना २७% अधिक होती हैं।

स्वयंसेवा के लाभ कई अन्य क्षेत्रों तक फैले हुए हैं - स्वास्थ्य के क्षेत्र तक भी। बेल्जियम में गेंट विश्वविद्यालय के एक अध्ययन में पाया गया कि " स्वयंसेवकों का स्वास्थ्य स्कोर उन लोगों की तुलना में काफ़ी मात्रा में अधिक हैं जो स्वयंसेवा नहीं करते हैं। यह कुल मिलाके पर्याप्त साबित हुआ : यह आकार में, उदाहरण के लिए, पाँच साल से कम उम्र के स्वास्थ्य के लाभ के अनुरूप था"। 

क्लब अधिकारी पेशेवर नहीं होते हैं

सदस्यों को हमेशा ध्यान में रखना चाहिए की क्लब अधिकारियों से पेशेवर नेता या प्रबंधक होने की अपेक्षा नहीं की जाती हैं। जिस तरह सभी भाषण की परियोजनाएँ सीखनेवाली परियोजनाएँ होती हैं, और किसी को भी किसी क्लब टेड स्तर के भाषण की अपेक्षा नहीं करनी चाहिए, उसी तरह, सभी अधिकारी पद सीखने के अवसर हैं। हर किसी को अधिकारियों को मदद और प्रोत्साहित करने की कोशिश करनी चाहिए न की उनकी तरफ़ अपनी माँगो के साथ आगे बढ़ना चाहिए। 

 योग्यता

कम से कम ६ महिने के Agora क्लब के अनुभव के साथ नियमित रूप से उपस्थित होनेवाले कोई भी सदस्य क्लब अधिकारी बनने के लिए योग्य हैं (नए स्थापित क्लबों को छोड़कर, जहाँ यह आवश्यकता निकाल दी गई हैं)। Agora अनुभव उसी क्लब में होने की आवश्यकता नहीं हैं जहाँ सदस्य एक अधिकारी बनना चाहते हैं।   

सदस्य जो कम से कम ६ महिने की सेवा कर सकते हैं वही क्लब के अधिकारी बनने के योग्य हैं। बेशक,अच्छे इरादे होने के बाद भी सभी प्रकार की अनपेक्षित चीज़ें हो सकती हैं , लेकिन कम से कम दिखाई देनेवाला क्षितिज आनेवाले भविष्य में स्पष्ट होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि किसी सदस्य ने पहले से ही दो महिने में किसी दूसरे शहर में जाने के बारे में निश्चित कर लिए हो, तो उस समय एक अधिकारी के रूप में सेवा करना व्यर्थ हैं। 

चुनाव और कार्यकाल 

Agora का शिक्षात्मक वर्ष १ जनवरी से शुरू होता हैं और ३१ दिसंबर को समाप्त होता हैं। यह अधिकारीयों के कार्यकाल की अवधि पर क्लब के निर्णय के आधार पर होता हैं, कार्यकाल और चुनाव की तारीखें इस प्रकार होती है: 

मानक क्लब अधिकारियों की सूची

यह सूची सभी मानक क्लब के अधिकारियों की हैं: 

• आवश्यक अधिकारी

  • अध्यक्ष
  • उपाध्यक्ष, सामुदायिक नेतृत्व
  • उपाध्यक्ष, शिक्षण
  • उपाध्यक्ष,सदस्यता
  • उपाध्यक्ष,विपणन

• वैकल्पिक अधिकारी

  • सामुदायिक प्रबंधक
  • सभा के आयोजक (अधिकारी)
  • सचिव
  • ख़ज़ांची

क्लब की कार्यकारी समिति

क्लब में अधिकारी की भूमिका निभानेवाले लोग क्लब की कार्यकारी समिति बनाते हैं। क्योंकि ऐसी भूमिकाएँ होती हैं जिन्हें एक से अधिक व्यक्तियों के बीच बाँटा जाता हैं, क्लब की कार्यकारी समिति में सदस्यों की संख्या अलग-अलग हो सकती हैं। 

क्लब की कार्यकारी समिति केवल तभी मौजूद होती हैं जब सभी अनिवार्य भूमिकाएँ भरी जाती हैं और केवल तभी जब कम से कम तीन लोग अधिकारी की भूमिका निभाते हैं। उदाहरण के लिए, एक क्लब जो नया है और जहाँ संस्थापक ही सभी भूमिकाएँ निभा रहे हैं, उसे कार्यकारी समिति नहीं माना जाता हैं। इसी तरह से, यदि कोई क्लब कुछ समय से अस्तित्व में रहा हो, लेकिन एक समय से इसमें केवल एक अध्यक्ष, शिक्षण के २ विपी और सदस्यता के १ विपी हैं, तो उसके पास कार्यकारी समिति का गठन करने के लिए आवश्यक अधिकारियों का समूह नहीं हैं। 

जिन क्लबों में कार्यकारी समिति नहीं हैं, वे किसी भी कार्य को आगे नहीं बढ़ा सकते हैं जिसके लिए कार्यकारी समिति द्वारा अनुमोदन की आवश्यकता होती हैं (उदाहरण के लिए, अनुशासनात्मक प्रक्रियाएँ)

कार्यकारी समिति की सभाएँ

क्लब की कार्यकारी समिति सामान्य मामलों पर विचारमर्श करने के लिए हर दो महिने में कम से कम एक बार मिलने चाहिए। इसके अलावा, क्लब के कोई भी अधिकारी किसी रुचि के मामले पर विचारमर्श करने के लिए कार्यकारी समिति की सभा का अनुरोध कर सकते हैं। इस तरह के अनुरोध क्लब के सचिव या अध्यक्ष को भेजे जाने चाहिए और इसमें विचारमर्श किए जानेवाले मुद्दे का विस्तृत विवरण शामिल होना चाहिए। उन्हें प्राप्त करने पर, सचिव को अनुरोध किए जाने के ७ वें दिन से २० वें दिन के बीच की तारीख़ पर सभा का समय निर्धारित करना चाहिए।

समिति की सभा का कारण जो भी हो, सचिव को सभी अधिकारियों को सभा की संभावित कार्यसूची, सभा का सटीक स्थान, दिन और वक़्त के साथ , समारोहों से कम से कम पूरे एक सप्ताह पहले भेजना होगा। सभी क्लब अधिकारी आवश्यकतानुसार उस कार्यसूची में विषय जोड़ सकते हैं।