सभा के लिए यह एक आज़माया हुआ फ़ॉर्मैट हैं जिसका उपयोग आपके अपने सभा डिज़ाइन के लिए शुरूवात के रूप में किया जा सकता हैं।
इस खंड में, केवल सामान्य क्रम और सुझाए गए समय की व्याख्या की गई हैं, लेकिन प्रत्येक भूमिका कैसे काम करती हैं, इसके बारे में कोई विवरण नहीं दिया गया हैं। यह जानकारी "सभा में निभाने कि भूमिकाएँ" अध्याय में प्राप्त की जा सकती हैं।
सभा का फ़ॉर्मैट अनिवार्य रूप से समान हैं, भले ही सभा भौतिक हो या ऑनलाइन।
सभा से पहले
सभा आयोजक को सभा के निर्धारित समय के काफ़ी पहले पहुँच जाना चाहिए। और उन्होंने यह करना चाहिए:
- स्थल - टेबल, कुर्सियाँ, पाठ मंच, क्लब का स्थल और Agora का प्रतिक चिन्ह आदि तैयार करें।
- समयपाल को समय मापने और संकेत देने के लिए उपयोग करनेवाले उपकरणों को तैयार करें (स्टॉपवॉच, "ट्रैफ़िक" लाइट के रंगो का कार्डबोर्ड, आदि)
- कार्यसूची छापे
- यदि लागू हो तो जाँच करें की रोशनी, ध्वनि प्रणाली और प्रक्षेपण उपकरण ठीक से काम करते हैं।
- यदि क्लब में रिकॉर्डिंग उपकरण हैं, तो इसे स्थापित करें और इसे रिकॉर्डिंग के लिए तैयार करें।
ऑनलाइन सभा के लिए, सभा आयोजक को अधिकारिक प्रारंभ समय से कम से कम १५ मिनट पहले सभा शुरू करनी चाहिए।
जरूरत की सामग्री
भौतिक सभाएँ
एक भौतिक क्लब के सभा के लिए, आपको निम्नलिखित न्यूनतम सामग्रियों की ज़रूरत होगी:
- भाषणों का समय मापने के लिए एक स्टॉपवॉच
- वक्ता को समय सीमा का संकेत देने का कोई तारिका । यह हरे, पिले और लाल संकेतों के माध्यम से किया जाता हैं। आप रोशनी या कागज के रंगीन टुकड़ों का उपयोग कर सकते हैं।
- दर्शकों के लिए फ़ीड्बैक फ़ॉर्म। दर्शकों के सभी सदस्य (यहाँ तक कि मेहमान भी) इस फ़ीड्बैक फ़ॉर्म पर प्रत्येक वक्ता को अपना मूल्यांकन दे सकते हैं। जैसे के नीचे दिया गया हैं - आप ब्रांडिंग पोर्टल (www.agoraspeakers.org/brand.jsp) से फ़ीड्बैक फ़ॉर्म के लिए अनुकूलन योग्य टेम्प्लट प्राप्त कर सकते हैं।
आपको प्रदान किया गया टेम्प्लट उपयोग कर सकते हैं, या आप अपना बनाया हुआ टेम्प्लट उपयोग कर सकते हैं।
- दर्शकों के लिए पेन, (विशेषत:) समयपाल और व्याकरण जाननेवाले के लिए।
- सभा के लिए छपी हुई कार्यसूची
- आज के दिन का सुविचार, कागज की एक या दो शीट पर बड़े अक्षरों में छपा होना चाहिए, ताकि इसे वक्ताओं और दर्शकों द्वारा दूर से देखा जा सके।
- व्याकरण जाननेवाला, समयपाल और भराव शब्द अभिलेखपाल के लिए कागज के शीट (या हो सकते है तो टेम्प्लट)
ऑनलाइन सभा
ऑनलाइन सभा के लिए, निम्नलिखित लिंक और सामग्री को हाथ में रखना अच्छा है, यदि उनके संबंधित भूमिकाएँ भूल गए हैं की
- झूम पृष्ठभूमि के लिंक जिनका समयपाल उपयोग कर सकते हैं
- अस्सेट क्रीएटर के लिंक ताकि व्याकरण जानकारक और समयपाल अपने टेम्प्लट और पृष्ठभूमि निर्माण कर सकें।
- प्रत्येक परियोजना और भूमिका के लिए मूल्यांकन पत्रक के पूर्व-निर्मित पिडिएफ संस्करण। ये प्रत्येक भूमिका और परियोजना के लिए पृष्ठ से स्वचालित रूप से उत्पन्न हो सकते हैं)
- सामान्य फ़ीड्बैक फ़ॉर्म के लिए एक पहले से ही निर्माण किया गया पिडिएफ जिसका उपयोग वे सदस्य जो मूल्यांकनकर्ता नहीं हैं, वक्ताओं को फ़ीड्बैक प्रदान करने के लिए कर सकते हैं।
सभा
भाग १ - प्रारंभ
१. आमतौर पर, सभा आयोजक सबको ध्यान देने के लिए कहते हैं और सभा की शुरूवात करे हैं, सबका स्वागत करते हैं, फिर दिन के लिए सभा प्रमुख की भूमिका में व्यक्ति का संक्षिप्त परिचय प्रदान करते हैं और उनका मंच प्रदान करते हैं।
२. सभा के प्रमुख सबका स्वागत करते हैं। कुछ अच्छी चीज़ें जो एक सभा प्रमुख इस समय कर सकते हैं:
- इसके अलावा, ऑनलाइन सभा के लिए, लोगों से कहें की वे हस्तक्षेप करनेवाले किसी भी संभावित स्त्रोत को बंद करे और जिस कमरे में वे हैं, उसका दरवाजा बंद कर लें।
- सभी को याद दिलाना की भाषणों के दौरान कमरे के अंदर न चले।
- ऑनलाइन सभा के लिए, सभी को याद दिलाएँ की सुरक्षा और मर्यादा हर समय मौजूद रहनी चाहिए। इसका मतलब हैं की सभा के दौरान किसी को भी गाड़ी नहीं चलनी चाहिए या अन्य ख़तरनाक गतिविधियाँ नहीं करनी चाहिए। सभी को ठीक से कपड़े पहनने चाहिए, और अंत में, हर किसी के पास हर समय अपने कैमरे होने चाहिए।
- अगर कोई मेहमान हैं, जो Agora Speakers International और क्लब, इसके उद्देश्य, मिशन और हम क्या करते हैं, और किस तरह से करते हैं इसका एक सामान्य परिचय प्रदान करते हैं।
- सभा को अलग-अलग वर्गों में विभाजित किया गया हैं, जिसमें प्रत्येक खंड के प्रभारी अलग-अलग लोग हैं।
- भूमिकाओं और अनुभागों के विशिष्ट लक्ष्य होते हैं, जिन्हें ऑनलाइन सामग्री में विस्तार से समझाया गया हैं।
- भूमिकाएँ स्वैच्छिक हैं, और कोई भी भूमिका के लिए साइन अप कर सकता हैं।
- हर सभा के साथ भूमिकाएँ बदलती हैं - सभा का प्रमुख आज एक व्यक्ति हैं और दूसरी सभा में कोई और हो सकते हैं
- सभी का मूल्यांकन किया जाता हैं ताकि हर कोई सुधार कर सके और सिख सके।
कभी-कभी परिचय के दौरान इस पहलुओं को स्पष्ट रूप से इंगित करना भी उच्चित होता हैं।
- अगर कोई मेहमान हैं, तो यह एक अच्छा अवसर हैं की उनमें से प्रत्येक को खड़े होकर दर्शकों के सामने अपना परिचय दे। आमतौर पर, सभा के प्रमुख आपको एक साधारण प्रश्न पूछ सकते हैं जैसे "आप हमें कैसे जानते हैं?" या "आपका यहाँ आने का कारण क्या हैं"" आदि।
भाग २ - मूल्यांकन की टीम
३. सभा प्रमुख समयपाल को १-२ मिनट के लिए मंच प्रदान करते हैं, जो अपनी भूमिका समझाते हैं, की समय पालन क्यों महत्वपूर्ण हैं, और समय के संकेत कैसे काम करते हैं
४. सभा प्रमुख १-२ मिनट के लिए व्याकरण जाननेवाले को मंच प्रदान करते हैं, जो अपनी भूमिका समझाते हैं और उन चीज़ों के बारे में बताते हैं जिन्हें वह देखने जा रहे हैं।
५. सभा प्रमुख भराव शब्द अभिलेखपाल को १-२ मिनट के लिए मंच प्रदान करते हैं, जो अपनी भूमिका को समझते हैं, भराव शब्द का उपयोग न करने के महत्व और उनके कुछ उदाहरणों के बारे में बताते हैं।
भाग ३- परियोजनाएँ
६. प्रत्येक परियोजना के लिए, एक सभा प्रमुख :
- भाषण के उद्देश्यों की व्याख्या करने के लिए भाषण पे अभिमत देनेवाले को बुलाते हैं
- वक्ता को भाषण देने के लिए बुलाते हैं
- दर्शकों को १-२ मिनट तक का समय देते हैं ताकि हर कोई वक्ता के लिए फ़ीड्बैक लिख सके।
७. तैयार भाषणों का हिस्सा समाप्त होने के बाद, सभा के प्रमुख आशु भाषण समन्वयक को मंच पर बुलाते हैं, जो इस खंड के साथ आगे बढ़ते हैं। आमतौर पर, यह खंड लगभग १५ मिनट लंबा होता हैं, जिसमें आशु भाषण १-२ मिनट के बीच होता हैं।
भाग ४ - भाषण का मूल्यांकन
८. पिछले खंड के पूरा होने के बाद, सभा पर अभिमत देनेवाला भाषण के अभिमत देनेवालों को अपना मूल्यांकन देने के लिए बुलाते हैं, प्रत्येक मूल्यांकन ३-५ मिनट लंबा होता हैं।
९. सभी भाषण पर मूल्यांकन दिए जाने के बाद, आशु भाषण पे अभिमत देनेवाले मंच पर आते हैं और अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करते हैं। यह मूल्यांकन ५-७ मिनट लंबा होता हैं।
१०. वैकल्पिक। यदि आपके क्लब में श्रवण कौशल पे अभिमत देनेवाले हैं, तो अब यह उस भूमिका के लिए एक अच्छा अवसर होगा।
भाग ५ - तकनीकी मूल्यांकन और निष्कर्ष
११. पिछला भाग समाप्त होने के बाद, भराव शब्द अभिलेखपाल, व्याकरण जाननेवाले और समयपाल, प्रत्येक १-२ मिनट के लिए अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करते हैं, आमतौर पर उलटे क्रम में जिसमें उन्होंने सभा की शुरूवात में भाग लिया था।
१२. अंत में, सभा पे अभिमत देनेवाले सभा और सभी अभिमत देनेवालों का अपना समग्र मूल्यांकन प्रस्तुत करता हैं। यह भाग आमतौर पर ५-७ मिनट तक चलती हैं
१३. सभा प्रमुख किसी को भी (विशेष रूप से क्लब अधिकारियों) मंच प्रदान करते हैं जिन्हें घोषणा करने की आवश्यकता होती हैं।
१४. सभा के प्रमुख, सभा आयोजक को मंच प्रदान करते हैं, जो सभा को समाप्त करते हैं।