क्लब की कार्यकारी समिति की सभा

एक सचिव के रूप में, आप क्लब की कार्यकारी समिति की सभाओं के लिए कार्यसूची तैयार करने के साथ-साथ स्वयं सभा आयोजित करने और सभी अधिकारियों को पहले से ही विवरण के बारे में सूचित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं। समय और विवरण के लिए, कृपया क्लब अधिकारियों का अध्याय देखें।

सभा का कार्यवृत्त

सचिव के मुख्य कार्यों में से एक सभा का सटीक कार्यवृत रखना हैं। 

सभा का कार्यवृत क्लब के आयु में एक मूलभूत पुस्तक हैं जो कार्यकारी समिति की सभी महत्वपूर्ण सभाओं, निर्णयों, मतदान परिणामों, विचारों और चर्चाओं आदि का रेकोर्ड रखता हैं। 

क्लब क्षमताओं के आधार पर सभा का कार्यवृत को भौतिक या एलेक्ट्रोनिक रूप से रखा जा सकता हैं। उन्हें कहाँ रखा जाएँ इसका निर्णय प्रत्येक क्लब की कार्यकारी समिति पर छोड़ दिया जाता हैं। 

प्रत्येक सभा के लिए सभा के अच्छे कार्यवृत में निम्नलिखित शामिल होने चाहिए: 

• सभास्थल का नाम, स्थान और समय
• सभा की प्रारंभिक कार्यसूची
• प्रतियोगियों की सूची
• सभा के दौरान चर्चा की गई प्रत्येक चीज़ों के लिए (चाहे वह मूल रूप से कार्यसूची में थी या नहीं):
  • विषय या चर्चा के संदर्भ को सामने रखनेवाले सदस्य का प्रारंभिक सारांशित दृष्टिकोण। 
  • अन्य प्रतिभागियों के दृष्टिकोण का सारांश (केवल वे जो चर्चा में हस्तक्षेप करते हैं)। 
  • किए गए निर्णय, विकल्पों पर विचार, और निर्णय के लिए तर्क। उदाहरण के लिए, सिर्फ़ ऐसे मत कहे, "सभा स्थल को नए स्थान 'अ' में बदलने का निर्णय लिया गया था " इसके बजाय, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "एक महिने में हमारा वर्तमान सभास्थल बंद होने के कारण, हमें क्लब के सभास्थल को बदलने की आवश्यकता हैं। हमने विकल्प के तौर पर 'अ','ब' और 'क' के बारे में सोचा हैं। विकल्प 'ब' को निकाल दिया हैं क्योंकि उसके मालिक ने  $२५/घंटे की माँग की थी, जो की बहुत अधिक हैं, और विकल्प 'क' में कुछ गंभीर गुणवत्ता संबंधी समस्याएँ थी जैसे ख़राब खुरसियों की व्यवस्था और भयानक ध्वनिकी। इसलिए ६-० के मत से विकल्प 'अ' को चुना गया हैं"। 
  • वोट की टैली
• सभास्थल, नाम, स्थान और अगली सभा का समय
• चर्चा में किए गए मुद्दों के समर्थन के लिए सत्र में दर्ज किए गए कोई भी अनुबंध या दस्तावेज़। 

क्लब के अन्य फ़ाइलें

सचिव का एक अन्य कार्य सभी क्लब के फ़ाइलों को रखना और यह सुनिश्चित करना हैं की वे ठीक से संरक्षित हैं और उनका बैकअप लिया जाता हैं। 

क्लब फ़ाइलों में शामिल हैं:

• क्लब का चार्टर और उपनियम। 
• मेहमानों के पुस्तकें।
• सहयोगी संगठनों, समारोहों या स्थानों की सूची जहाँ सदस्यों के पास भाषण देने या नेतृत्व करने के अवसर हैं। 
• सदस्यता का रॉस्टर।
• अधिकारियों के सभा की कार्यसूची और कार्यवृत
• सदस्य या मेहमानों की शिकायतें और उनका समाधान।
• अनुशासन-संबंधी प्रक्रिया
• क्लब अनुबंध या अन्य संस्थाओं के साथ अनुबंध (मीडिया, अन्य क्लब, या अन्य पब्लिक स्पीकिंग संगठन)
• कोई अन्य फ़ाइलें

प्रतिबंधित फ़ाइलें

हालाँकि क्लब के अधिकांश दस्तावेज़ सभी सदस्यों के लिए सुलभ होने चाहिए, कुछ संवेदनशील फ़ाइलें हैं जिन्हें क्लब को निजी रखने और केवल ऑडिट उद्देश्यों या प्रभावित लोगों को प्रदान करने की आवश्यकता हैं। वे यहाँ दिए गए हैं:

क्लब ऑडिट

दुनिया भर में सभी Agora क्लबों के उच्चित और सुसंगत कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए, Agora Speakers International फ़ाउंडेशन ("Agora लेखा प्रशिक्षक") के बोर्ड के अधिकारी और सदस्य अनुरोध कर सकते हैं की एक क्लब, क्लब की किसी भी फ़ाइल की एक प्रति प्रदान करें। 

ऐसी प्रतियों के लिए अनुरोध एलेक्ट्रोनिक रूप से क्लब के संपर्क पते और/या सचिव या अन्य क्लब अधिकारियों के दर्ज ईमेल पर किया जाएगा। सभी अनुरोधित क्लब दस्तावेज़ों को अनुरोध के दिन से दो सप्ताह (१४ दिन) के अंदर एलेक्ट्रोनिक रूप से वापस भेजने चाहिए।