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कॉर्पोरेट क्लबों को छोड़कर, जो होस्ट कर रहे संगठन के लेखांकन और ख़रीदी करने के नियमों का पालन करती हैं, अन्य सभी प्रकार के क्लब जो किसी भी धनराशी का प्रबंधन करते हैं (चाहे वे शुल्क या अन्य स्त्रोतों के माध्यम से आते हो) उनके पास मूल बहिखाता संभालने के लिए एक ख़ज़ांची होना चाहिए।

ख़ज़ांची को क्लब के आर्थिक व्यवस्था के नियमों से पूरी तरह परिचित होना चाहिए और उनके पास निम्नलिखित कार्य होने चाहिए:

क्लब धनराशी के द्वारपाल

ख़ज़ांची के रूप में, आप क्लब के धनराशी के द्वारपाल हैं। अध्यक्ष और ख़ज़ांची की संयुक्त स्वीकृति के बिना किसी भी चीज़ पे ख़र्च नहीं हो सकता हैं। प्रभावी रूपसे, आप उन ख़र्चों पर वीटो पावर रखते हैं जिन्हें आप सच में मानते हैं कि सदस्यों ने समग्र बजट या क्लब के आर्थिक व्यवस्था के नियमों के संदर्भ में क्या वोट दिया हैं।

यदि ख़ज़ांची और अध्यक्ष इस बात से असहमत हैं की क्या विशेष ख़र्च स्वीकृत बजट से मेल खाता हैं, तो वे चुनाव के लिए क्लब की सदस्यता के सामने ख़र्च रख सकते हैं।

दूसरी ओर, यदि इस बात पर असहमति हैं की क्या धनराशी का उपयोग क्लब के आर्थिक व्यवस्था के सामान्य नियमों का अनुपालन करता हैं, तो वे देश के राजदूत या फ़ाउंडेशन के मुख्यालय तक अपने प्रश्न को ले जा सकते हैं।

वितीय बहिखाता पद्धति और रिपोर्टिंग

ख़ज़ांची की दूसरी ज़िम्मेदारी सभी धनराशि के गतिविधियों का उच्चित बहिखाता रखना हैं। आपको दो चीज़ों का पालन करना होगा:

स्थानीय क़ानून।
फ़ाउंडेशन की बहीखाता रिपोर्टिंग आवश्यकताएँ।
आमतौर पर, यह दूसरा भाग सबसे आसान हैं, क्योंकि रिपोर्टिंग की आवश्यकताएँ अपेक्षाकृत सरल होती हैं और इसके लिए किसी विशेष उपकरणों की आवश्यकता नहीं होती हैं। इसके अतिरिक्त, आप उस रिपोर्टिंग के लिए हमारे द्वारा प्रदान किए गए ऑनलाइन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।

आदर्श रूप में, जैसे ही कोई भुगतान प्राप्त होता है या किए जाने के बाद सभी बहीखाता पद्धति की जानी चाहिए ताकि सभी इच्छुक सदस्य क्लब की आर्थिक व्यवस्था की स्थिति देख सकते हैं। हालाँकि, अगर यह किसी कारण से संभव नहीं साबित होता हैं, तो आपको हर छह महिने में कम से कम एक बार विस्तृत और समग्र जानकारी दोनों को अपलोड करना सुनिश्चित करना होगा।

अन्य जिम्मेदारियाँ

अंत में, एक ख़ज़ांची के रूप में, आपको यह भी करना होगा:

सदस्यों और मेहमानों के आर्थिक व्यवस्था के संबंध में प्रश्नों के उत्तर देना होगा। बेशक, सदस्य मेहमानों की तुलना में अधिक विस्तृत जानकारी के हक़दार हैं।

क्लब के शुल्क और धन के अन्य स्त्रोतों को एक ही खाते में जमा करें।
अधिकारियों के अधिकृत ख़र्चों की प्रतिपूर्ति करते हैं
अन्य क्लब के ख़ज़ांचीयों के साथ बातचित करना यह सुनिश्चित करने के लिए के वित्तीय नियमों का अनुपालन हो रहा हैं, जब साझा किए गए समारोहों जैसे सम्मेलनों या प्रतियोगिताओं को वितपोषित करने की आवश्यकता होती हैं।
चीज़ों और सेवाओं की ख़रीदी के लिए अध्यक्ष द्वारा अधिकृत भुगतानों को नियंत्रित और निष्पादित करता हैं।

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