ক্লাবের সম্পাদক ক্লাবের সমস্ত ফাইলগুলি রক্ষণাবেক্ষণের এবং ক্লাবের কার্যনির্বাহী কমিটির সভার জন্য কয়েক মিনিট তৈরির দায়িত্বে আছেন।

ক্লাবের এক্সিকিউটিভ কমিটির সভা

সেক্রেটারি হিসাবে, আপনি ক্লাব এক্সিকিউটিভ কমিটির সভার আলোচ্যসূচিটি তৈরি করার পাশাপাশি সভাটি সংগঠিত করার এবং সমস্ত কর্মকর্তাকে সেই সম্পর্কে বিশদভাবে অবহিত করার জন্য দায়বদ্ধ। বিশদ এবং সময়ের জন্য ক্লাব কর্মকর্তা অধ্যায়টি দেখুন।

সভার কার্যবিবরণীর সারাংশ

সম্পাদকের অন্যতম প্রধান কাজ হ'ল সভার কার্যবিবরণীর সারাংশটি নির্ভুল রাখা।

সভার কার্যবিবরণীর সারাংশগুলি হল ক্লাবের একটি মৌলিক বই যা কার্যনির্বাহী(এক্সিকিউটিভ) কমিটির সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সভা, সিদ্ধান্ত গ্রহণ, ভোটদানের ফলাফল, বিবেচনা এবং আলোচনাসমূহ ইত্যাদি রেকর্ড করে।

সভার কার্যবিবরণীর সারাংশগুলি ফিসিকালি অথবা ইলেকট্রনিকালি ক্লাবের ক্ষমতার উপর নির্ভর করে রাখা যেতে পারে। এগুলি কোথায় রাখা হবে সেই সিদ্ধান্তটি প্রতিটি ক্লাবের কার্যনির্বাহী কমিটির হাতে ছেড়ে দেওয়া হয়।

প্রতিটি সভায়, কার্যবিবরণীর ভালো সারাংশে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি থাকা উচিত:

• সভার স্থানের নাম, স্থান এবং সময়
• সভার প্রাথমিক আলোচ্যসূচি
• অংশগ্রহণকারীদের তালিকা
• সভার সময় আলোচিত প্রতিটি বিষয়ের জন্য (এটি মূল আলোচ্যসূচিতে ছিল কি না তা নির্বিশেষে):
  • সদস্যটির প্রাথমিক সংক্ষিপ্ত দৃষ্টিভঙ্গির বিষয়টি বা আলোচনার প্রসঙ্গটি সবার সামনে তুলে ধরা।
  • অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের দৃষ্টিভঙ্গির সংক্ষিপ্তসার (কেবল যারা আলোচনাটিতে হস্তক্ষেপ করেছিলেন)।
  • সিদ্ধান্ত গ্রহণ, বিকল্প বিবেচনা এবং সিদ্ধান্তটির যুক্তি প্রদান। উদাহরণস্বরূপ, কেবল এটি বলবেন না যে, "বৈঠকের স্থানটি নতুন অবস্থান এক্সে (X) পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে"। পরিবর্তে, আপনি এমন কিছু বলতে পারেন "এক মাসের মধ্যে আমাদের বর্তমান সভাকেন্দ্রটি বন্ধ হওয়ার কারণে, আমাদের ক্লাবের সভার স্থানটি পরিবর্তন করা দরকার। আমরা এক্স (X), ওয়াই (Y) এবং জেড (z) বিকল্পগুলি বিবেচনা করেছি। ওয়াই (Y) বিকল্পটিতে মালিকের ২৫ ডলার / ঘন্টা অনুরোধ করা দামটি অত্যধিক ছিল বলে সেটি বাতিল করা হয়েছিল এবং বিকল্প জেডের (Z) ক্ষেত্রে খারাপ মানের চেয়ারিং এবং ভয়ানক শব্দব্যবস্থার মতো কিছু গুরুতর মানের সমস্যা রয়েছে। সুতরাং, ৬-০ ভোটের মাধ্যমে এক্স (X) বিকল্পটি নির্বাচন করা হয়েছিল। "
  • ভোটের ট্যালি(প্রতিপত্র)।
• পরবর্তী সভার স্থান, নাম, এবং সময়।
• কোনও সংযুক্তি বা নথিপত্র যেগুলি আলোচ্য বিষয়গুলিকে সমর্থন করার জন্য সভাটিতে যোগ করা হয়েছে।

ক্লাবের অন্যান্য ফাইলসমূহ

সম্পাদকের আরেকটি কাজ হ'ল ক্লাবের সমস্ত ফাইলগুলি রাখা ও সেগুলি সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা এবং সেগুলি হারিয়ে গেলে তার ক্ষতিটি রোধ করার জন্য সেগুলির উপযুক্ত ব্যাকআপ রাখা।

ক্লাব ফাইলে থাকে:

• ক্লাব চার্টার এবং উপবিধিসমূহ।
• অতিথিদের বই।
• সহযোগী সংস্থা, ইভেন্টগুলি বা স্থানগুলির তালিকা যেখানে সদস্যদের বক্তৃতা বা নেতৃত্বের সুযোগ রয়েছে।
• মেম্বারশিপ রোস্টারস।
• কর্মকর্তার সভার আলোচ্যসূচি এবং কার্যবিবরণীর সারাংশ।
• সদস্য বা অতিথিদের অভিযোগ এবং সেগুলির সমাধান।
• শৃঙ্খলামূলক পদ্ধতিসমূহ।
• অন্যান্য সত্তার (মিডিয়া, অন্যান্য ক্লাব, বা অন্যান্য জনসাধারণের সাথে কথা বলার সংস্থা)  সাথে হওয়া ক্লাবের চুক্তিসমূহ।
• অন্যান্য ফাইলসমূহ

সীমাবদ্ধ ফাইলসমূহ

যদিও ক্লাবের বেশিরভাগ নথি সকল সদস্যের জন্য নিয়ন্ত্রণযোগ্য হওয়া উচিত, তবে কিছু সংবেদনশীল ফাইল রয়েছে যা ক্লাবকে ব্যক্তিগত রাখা উচিত এবং কেবল নিরীক্ষণের উদ্দেশ্যে বা ক্ষতিগ্রস্থদের জন্য সরবরাহ করা উচিত। এগুলি নিম্নলিখিত:

ক্লাবের নিরীক্ষণ(অডিট)

বিশ্বব্যাপী সমস্ত অ্যাগোরা ক্লাবগুলির যথাযথ এবং ধারাবাহিক কার্যকারিতা নিশ্চিত করার জন্য, অ্যাগোরা স্পিকারস ইন্টারন্যাশনাল ফাউন্ডেশনের বোর্ডের কর্মকর্তা এবং সদস্যরা ("অ্যাগোরা অডিটর") কোনও ক্লাবের যে কোনও ফাইলের একটি অনুলিপি সরবরাহ করার জন্য অনুরোধ করতে পারে।

অনুরোধ করা এই জাতীয় অনুলিপিগুলি ক্লাবের যোগাযোগের ঠিকানা এবং / অথবা সম্পাদক বা অন্যান্য ক্লাব কর্মকর্তাদের নিবন্ধিত ইমেল ঠিকানাগুলিতে বৈদ্যুতিনভাবে(ইলেকট্রনিকালি) পাঠাতে হবে। অনুরোধ করা সমস্ত ক্লাব নথি দুই সপ্তাহের মধ্যে(১৪ ক্যালেন্ডার দিন) বৈদ্যুতিনভাবে(ইলেকট্রনিকালি) ফেরত পাঠানো দরকার।