হোস্টিং সংস্থার অ্যাকাউন্টিং এবং সংগ্রহবিষয়ক বিধি অনুসরণকারী কর্পোরেট ক্লাবগুলি ব্যতীত, অন্যান্য যে সমস্ত ক্লাব যারা কোনও তহবিল পরিচালনা করে (সেগুলি ফি বা অন্যান্য যেকোনো উত্সের মাধ্যমে আসুক না কেন) তাদের মৌলিক হিসাবরক্ষণের দায়িত্বে একজন কোষাধ্যক্ষ থাকতে হবে।

কোষাধ্যক্ষকে ক্লাব ফিনান্সের বিধিগুলির সাথে পুরোপুরি পরিচিত হওয়া উচিত এবং নিম্নলিখিত কাজগুলি করা উচিত:

ক্লাব তহবিলের দ্বাররক্ষী

কোষাধ্যক্ষ হিসাবে, আপনি ক্লাব তহবিলের দ্বাররক্ষী। সভাপতি এবং কোষাধ্যক্ষের সম্মিলিত অনুমোদন ছাড়া কোনপ্রকার ব্যয় সংঘটিত হতে পারে না। কার্যকরভাবে, আপনি ব্যয়গুলির উপরে নিষেধাজ্ঞা শক্তির অধিকারী যেগুলি সামগ্রিক বাজেটের ক্ষেত্রে বা ক্লাবের অর্থের বিধিগুলির ক্ষেত্রে সদস্যরা কী ভোট দিয়েছেন তাতে আপনি সত্যই বিশ্বাস করেন। 

আর্থিক হিসাবরক্ষণ এবং রিপোর্টিং

কোষাধ্যক্ষের দ্বিতীয় দায়িত্বটি হ'ল তহবিলের সমস্ত আদানপ্রদানের যথাযথ হিসাবরক্ষণ করা। দুটি জিনিস যা আপনাকে মেনে চলতে হবে:

• স্থানীয় আইনসমূহ।

• ফাউন্ডেশনের হিসাবরক্ষণের রিপোর্টিং-এর প্রয়োজনীয়তা।
  সাধারণত, এই দ্বিতীয় অংশটি সবচেয়ে সহজ হবে, কারণ প্রতিবেদনের প্রয়োজনীয়তা তুলনামূলকভাবে সহজ এবং এতে কোনও বিশেষ সরঞ্জামের প্রয়োজন হয় না। অতিরিক্তভাবে, আমরা সেই প্রতিবেদনের জন্য যেসব অনলাইন সরঞ্জামগুলি সরবরাহ করি সেগুলির ব্যবহার আপনি করতে পারেন।

  আদর্শভাবে, সমস্ত হিসাব তখন করা উচিত যখন কোনও টাকা নেওয়া হয় বা দেওয়া হয় যাতে আগ্রহী সমস্ত সদস্যরা ক্লাবের ফিনান্সের অবস্থা দেখতে পারেন। যাইহোক, যদি এটি কোনও কারণে এটি সম্ভব না বলে প্রমাণিত হয়, তবে আপনাকে বিশদ এবং সমষ্টিগত উভয় তথ্যই প্রতি ছয় মাসে অন্তত একবার আপলোড করার বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে।

অন্যান্য দায়িত্বসমূহ

অবশেষে, কোষাধ্যক্ষ হিসাবে আপনার আরও দরকার:

• সদস্য এবং অতিথিদের অর্থ-সম্পর্কিত প্রশ্নগুলির উত্তর দেওয়া। অবশ্যই সদস্যগণ অতিথিদের চেয়ে অনেক বেশি বিস্তারিত তথ্যের অধিকারী।
• ক্লাবের ফি এবং তহবিলের অন্যান্য উত্সগুলি একটিমাত্র অ্যাকাউন্টে সংগ্রহ করা।   
• কর্মকর্তাদের অনুমোদিত ব্যয় পরিশোধ করা।
• সম্মেলন বা প্রতিযোগিতার মতো ভাগ করা ইভেন্টগুলিতে যখন অর্থায়নের প্রয়োজন হয় তখন আর্থিক বিধিগুলির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য অন্যান্য ক্লাবগুলির কোষাধ্যক্ষের সাথে যোগাযোগ করা।
• পণ্য ও পরিষেবাদি কেনার জন্য সভাপতির দ্বারা অনুমোদিত অর্থ প্রদানগুলি নিয়ন্ত্রণ করা এবং কার্যকর করা।