Esse é um modelo de reunião, real e já testado, que pode ser utilizado como ponto de partida para a criação de seu próprio modelo de reunião.
Nesta seção, apenas a ordem geral e os tempos sugeridos são explicados, e não são dados detalhes sobre cada uma das funções. Essas informações podem ser encontradas no capítulo "Funções das Reuniões do Clube".
O formato da reunião para as reuniões presenciais e para as reuniões online é o mesmo.
Antes da Reunião
O Facilitador da Reunião deve chegar antes do horário marcado no local da reunião. Ele ou ela deve:
- Preparar o local - mesas, cadeiras, púlpito, colocação dos símbolos Ágora etc.
- Preparar as ferramentas que serão utilizadas pelo Cronometrista para medir e sinalizar o tempo (cronômetro, papéis coloridos para informar tempo etc.
- Imprimir a agenda
- Se aplicável, verificar o funcionamento adequado do sistema de iluminação, de som e de projeção
- Se o clube possuir equipamento para fazer gravações, prepará-lo e configurá-lo para o funcionamento.
Para reuniões online, o Facilitador da Reunião deve iniciar a reunião ao menos 15 minutos antes do horário oficial para seu início.
Materiais necessários
Reuniões Presenciais
Para uma reunião presencial do clube, você precisará, no mínimo, dos seguintes materiais:
- Um cronômetro para controlar o tempo dos discursos
- Alguma maneira de sinalizar os limites de tempo para o orador. Isso pode ser feito com sinais verdes, amarelos e vermelhos. Você pode utilizar luzes ou simplesmente folhas de papel coloridas.
- Formulários de feedback para a audiência. Todos os participantes da audiência (inclusive convidados) podem avaliar todos os oradores nestes formulários de feedback. Você pode utilizar modelos editáveis para os formulários de feedback - como o exibido abaixo - que estão disponíveis em nosso portal (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).
Você pode utilizar os templates disponibilizados ou criar seus próprios formulários.
- Canetas para a audiência e (especialmente) para o Cronometrista e para o Revisor Gramatical
- Agendas impressas da reunião
- A Palavra do Dia, impressa em uma ou duas folhas de papel com letras grandes, de forma que ela possa ser lida de longe pelos oradores e pela audiência.
- Folhas de papel (ou, preferencialmente, modelos prontos) para o Revisor Gramatical, Cronometrista e Contador de És.
Reuniões Online
Para as Reuniões Virtuais, é aconselhável ter os seguintes links e materiais disponíveis, para o caso de as pessoas que assumiram funções não estarem preparadas:
- Links para os planos de fundo do Zoom que o Cronometrista pode utilizar
- Links para o Gerador de Recursos para que o Revisor Gramatical e o Cronometrista criem seus backgrounds
- Versões pré-criadas em PDF dos formulários de avaliação de cada projeto e função (elas podem ser geradas automaticamente nas páginas de cada função e projeto)
- Um PDF criado com o Formulário de Avaliação Geral que os membros que não são avaliadores utilizam para dar feedback para os oradores
Reunião
Parte I - Início
1. Geralmente, o Facilitador da Reunião pede silêncio e inicia a reunião, dá boas-vindas a todos, faz uma apresentação concisa da pessoa com a função de Líder de Reunião naquele dia e lhe passa a palavra.
2. O Líder de Reunião dá boas-vindas a todos. Neste ponto, o Líder de Reunião pode fazer algumas coisas interessantes:
- Lembrar a todos de desligar seus celulares. Para as reuniões online, além disso, pedir para as pessoas desligarem qualquer fonte possível de interferência e para fechar a porta do cômodo onde estão.
- Lembrar a todos de não atravessar a sala durante os discursos.
- Para reuniões online, lembrar a todos que a segurança e o decoro devem ser respeitados o tempo inteiro. Isso significa que ninguém deve estar dirigindo ou realizando atividades perigosas durante a reunião. Todos devem estar vestidos adequadamente e, finalmente, todos devem manter as câmeras ligadas durante toda a reunião.
- Se houver convidados, fazer uma introdução geral sobre a Agora Speakers International e sobre o clube, seus objetivos e missão, e sobre o que fazemos e a maneira que agimos.
Um aspecto que sempre vale a pena explicar para os convidados é o de a reunião não ter um formato livre, onde todos podem falar quando quiserem, e sim possuir uma agenda estruturada, com pessoas assumindo funções específicas para as quais elas se voluntariam com antecedência. Isso ajuda os convidados a corrigirem rapidamente algumas impressões falsas e comuns sobre as reuniões Ágora.
Algumas vezes também vale a pena explicitar esses aspectos durante a introdução:
- A reunião é dividida em diferentes seções, com diferentes pessoas responsáveis por cada seção.
- As funções e seções têm objetivos específicos, que são explicados com detalhes em nossos materiais online.
- As funções são voluntárias, e todos podem se candidatar.
- As funções são diferentes em cada reunião - o líder da reunião é uma pessoa hoje, mas será uma pessoa diferente na próxima reunião.
- Todos são avaliados, de forma que todos podem aprender e se aperfeiçoar.
- Se houver convidados, essa também é uma boa oportunidade para que cada um se levante e se apresente para a audiência. Geralmente, o Líder de Reunião pode simplesmente perguntar "como você nos conheceu?" ou "o que te trouxe aqui?" etc.
Parte II - A Equipe de Avaliação
3. O Líder de Reunião dá a palavra para o Cronometrista por 1-2 min, que explica sua função, porque a marcação de tempo é importante e como a sinalização de tempo funciona.
4. O Líder de Reunião dá a palavra para o Revisor Gramatical por 1-2 min, que explica sua função e os elementos aos quais ele vai dirigir sua atenção.
5. O Líder de Reunião dá a palavra para o Contador de És por 1-2 min, que explica sua função, a importância de não se utilizar palavras de hesitação e alguns exemplos delas.
Parte III- Projetos
6. Para cada Projeto, o Líder de Reunião:
- Pede para o Avaliador do Discurso explicar os objetivos do discurso.
- Pede para o Orador fazer o discurso.
- Dá a audiência 1-2 minutos para que todos possam escrever seus feedbacks para o orador.
7. Quando a parte de discursos preparados terminar, o Líder de reunião passa a palavra para o Mestre de Tópicos Surpresa, que conduz essa seção. Geralmente, a seção dura 15 minutos, e cada resposta a um Tópico Surpresa dura 1-2 minutos.
Parte IV - Avaliação dos Discursos
8. Assim que a seção anterior tiver terminado, o Avaliador da Reunião chama os Avaliadores de Discurso para fazer suas avaliações, cada uma com duração de 3-5 minutos.
9. Quando todas as Avaliações de Discurso tiverem terminado, o Avaliador de Tópicos Surpresa vai ao palco e apresenta seu relatório. Essa avaliação deve durar 5 - 7 minutos.
10. Opcional - Se seu clube tiver um Avaliador de Escuta, esse momento seria uma boa janela de participação para esta função.
Parte V - Avaliações Técnicas e Conclusão
11. Quando a seção anterior tiver terminado, o Contador de És, Revisor Gramatical e Cronometrista apresentam seus relatórios, cada um com 1-2 minutos, geralmente na ordem inversa daquela adotada no início da reunião.
12. Finalmente, o Avaliador da Reunião apresenta sua avaliação geral da reunião e de todos os avaliadores. Esta parte dura, geralmente, 5 - 7 minutos
13. O Líder de Reunião dá a palavra para qualquer pessoa (especialmente Diretores do Clube) que queira fazer anúncios.
14. O Líder de Reunião dá a palavra para o Facilitador da Reunião, que encerra o evento.