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El que se describe a continuaci贸n es un formato de eficacia probada que puede ser utilizado como punto de partida para dise帽ar tu propia reuni贸n.
En esta secci贸n se explica el orden de d铆a general y la divisi贸n temporal sugerida, pero no se proporcionan detalles sobre las tareas de cada uno de los roles. Esta informaci贸n se puede encontrar聽en el cap铆tulo "Roles de las Reuniones del Club".
La estructura de la reuni贸n es b谩sicamente la misma con independencia de si se celebra de forma presencial u online.
Antes del comienzo de la Reuni贸n
El Facilitador de la Reuni贸n聽debe llegar con suficiente antelaci贸n al lugar de la reuni贸n para que le d茅 tiempo a:
- Preparar el lugar聽- mesas, sillas, atril, ubicaci贸n de los s铆mbolos de 脕gora, etc.
- Preparar las herramientas que el Cronometrador utilizar谩 para medir e indicar el tiempo (cron贸metro, "sem谩foro" de cartulinas de colores, etc.).
- Imprimir la agenda.
- Si fuera necesario, comprobar que la iluminaci贸n, el sistema de sonido y el equipo de proyecci贸n funcionan correctamente.
- Si el club dispone de un equipo de grabaci贸n, instalarlo y dejarlo listo para grabar.
En caso de que la reuni贸n se celebre online, el Facilitador de la Reuni贸n deber谩 iniciar la reuni贸n al menos 15 minutos antes de la hora de comienzo oficial.
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Materiales necesarios
Reuniones presenciales
Para celebrar una reuni贸n de club de manera presencial聽se necesitan como m铆nimo los siguientes materiales:
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- Un cron贸metro para cronometrar los discursos.
- Indicadores verde, amarillo y rojo para se帽alar los l铆mites temporales al ponente. Se pueden usar simples tarjetas de papel o cart贸n.
- Formularios de feedback para la audiencia. Se permite que todos los miembros de la audiencia (incluso los invitados) emitan una valoraci贸n para cada ponente utilizando esos formularios. Encontrar谩 plantillas de formularios de feedback (como el de la imagen) en el portal de recursos de 脕gora聽(www.agoraspeakers.org/brand.jsp).
Puedes crear tu propio formulario si no deseas utilizar la plantilla.
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- Bol铆grafos para la audiencia y, especialmente, para el Cronometrador y el Gram谩tico.
- Agendas impresas.
- La Palabra del D铆a debe estar impresa en una o dos hojas de papel, con letras grandes para que pueda ser f谩cilmente vista desde lejos tanto por los ponentes como聽por la audiencia.
- Hojas de papel (o, mejor a煤n, plantillas) para el Gram谩tico, el Cronometrador y el Contador de Muletillas.
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Reuniones Online
Para las Reuniones Online, es conveniente tener a mano los siguientes enlaces y materiales (por si los roles correspondientes los聽hubieran olvidado):
- Enlaces a los Fondos de Zoom que el Cronometrador podr铆a querer utilizar.
- Enlaces al Creador de materiales聽para que el Gram谩tico y el Cronometrador puedan crear sus plantillas y fondos.
- Versiones PDF de las Hojas de Evaluaci贸n para cada uno de los proyectos y roles.聽(Pueden ser creadas autom谩ticamente desde la p谩gina de cada rol y proyecto.)
- Un documento PDF del Formulario de Feedback聽para que los miembros que no son evaluadores puedan usarlo para proporcionar su feedback a los ponentes.
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La Reuni贸n
Parte I - Inicio
1. Normalmente, el聽Facilitador de la Reuni贸n聽llama al orden y abre la reuni贸n. A continuaci贸n, tras dar la bienvenida a todos los asistentes, realiza una breve presentaci贸n de聽la persona que desempe帽a聽el rol de Moderador de la Reuni贸n en esa ocasi贸n y sin dilaci贸n le cede la palabra.
2. El Moderador de la Reuni贸n聽vuelve a darles la bienvenida a todos.聽Llegados a este punto, ser铆a bueno que el Moderador de la Reuni贸n:
- Recordase a los asistentes la conveniencia de apagar los tel茅fonos m贸viles. Adem谩s, en el caso de las reuniones Online, solicitase聽que se apaguen los dispositivos que puedan convertirse en una fuente de interferencias y que se cierren las puertas de las habitaciones en las que se encuentren los asistentes.
- Recordase聽a los asistentes que no se debe cruzar la habitaci贸n durante los discursos.
- En el caso de las reuniones Online meetings, recordase聽a los asistentes que las reglas m铆nimas de seguridad y decoro deben imperar en todo momento.聽Es decir, nadie debe desarrollar ninguna actividad peligrosa (incluido conducir) durante la reuni贸n, todos los asistentes deben vestir de manera adecuada y,聽finalmente, todos deben聽tener la聽c谩mara conectada todo el tiempo.
- Si hay invitados, realizase una presentaci贸n聽general del club y de Agora Speakers International, su objetivo, su misi贸n y sus actividades.
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- La reuni贸n est谩 dividida en diferentes secciones. Hay personas encargadas de cada secci贸n.
- Cada rol y cada secci贸n tiene un objetivo espec铆fico, que se explican con detalle en los recursos disponibles online.
- Los roles son voluntarios y cualquiera puede prestarse a desempe帽arlos.
- Los roles cambian en cada reuni贸n: el Moderador de la Reuni贸n de hoy muy probablemente no lo ser谩 en聽la reuni贸n de ma帽ana.
- Todo el mundo es evaluado para que todos puedan mejorar y aprender.
A veces vale la pena tambi茅n hacer hincapi茅 en estos aspectos durante la introducci贸n.
- Si hay invitados, es una buena oportunidad para pedir a cada uno de ellos que se levante y se presente a la audiencia. El Moderador de la Reuni贸n puede hacerles alguna pregunta sencilla, como "驴Qu茅 le trae hoy aqu铆?" o "驴C贸mo nos ha conocido?".
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Parte II - El Equipo de Evaluaci贸n
3. El Moderador de la Reuni贸n cede la palabra durante 1-2 minutos al聽Cronometrador, quien explica en qu茅 consiste su rol, por qu茅 el tiempo es importante y c贸mo funcionan las indicaciones temporales.
4. El Moderador de la Reuni贸n cede la palabra durante 1-2 minutos al Gram谩tico, quien explica en qu茅 consiste su rol y en qu茅 se va a fijar.
5. El Moderador de la Reuni贸n cede la palabra durante 1-2 minutos al Contador de Muletillas, quien explica en qu茅 consiste su rol,聽por qu茅 es importante no utilizar muletillas聽y proporciona ejemplos de estas.
Parte III- Proyectos
6. Para cada proyecto, el Moderador de la Reuni贸n:
- Solicita al Evaluador de Discursos聽que explique聽los objetivos del discurso.
- Solicita al Ponente que presente su discurso.
- Le da a la audiencia 1-2 minutos de tiempo para que todos puedan plasmar por escrito su feedback para el ponente.
7. Una vez terminados los discursos preparados, el Moderador de la Reuni贸n cede la palabra al Coordinador de Discursos Improvisados, quien procede a presentar esta secci贸n. Cada Discurso Improvisado dura 1-2 minutos y la secci贸n completa suele tener una duraci贸n de unos 15 minutos.
Parte IV - Evaluaciones de los Discursos
8. Una vez terminada la secci贸n anterior, el Evaluador de la Reuni贸n solicita a los Evaluadores de Discursos que presenten sus valoraciones. Cada una de ellas durar谩 unos聽3-5 minutos.
9. Tras las Evaluaciones de los Discursos, el Evaluador de Discursos Improvisados toma la palabra y presenta su informe, que tendr谩 una duraci贸n de entre 5 y 7 minutos.
10. De forma opcional, si el聽club dispone de un Evaluador de Escucha, este ser铆a un buen momento para dar paso a ese rol.
Parte V - Evaluaciones T茅cnicas y Conclusi贸n
11. Terminada la parte anterior, el Contador de Muletillas, el Gram谩tico y el Cronometrador toman la palabra en orden inverso al que lo hicieron al principio de la reuni贸n. Cada uno tiene un tiempo de palabra de 1-2 minutos.聽
12. Finalmente, el Evaluador de la Reuni贸n聽interviene para presentar聽su valoraci贸n global de la reuni贸n y de los evaluadores, que suele durar聽de 5 a 7 minutos.
13. El Moderador de la Reuni贸n cede a continuaci贸n la palabra a cualquiera que desee aportar algo, especialmente a los Directivos del Club.
Tambi茅n es una buena ocasi贸n para que el Moderador pregunte qui茅n quiere hacer roles en la siguiente reuni贸n. Idealmente el Moderador de la siguiente reuni贸n debe establecerse en este punto.
14. El Moderador de la Reuni贸n cede la palabra al Facilitador de la Reuni贸n, quien procede a cerrar la reuni贸n.