Ini merupakan format pertemuan yang telah dicoba dan terbukti berhasil yang dapat digunakan sebagai titik awal untuk Anda merancang pertemuan Anda sendiri.

Ini hanya merupakan suatu saran atas bagaimana peran dapat diatur. Jika ini pertama kalinya Anda menjalankan klub Agora, kami sarankan agar memulai dengan format ini hingga nanti Anda sudah berpengalaman.

Pada bagian ini, hanya pengaturan umum dan pengaturan waktu yang disarankan yang akan dijelaskan dan tidak ada penjelasan detail mengenai bagaimana setiap peran bekerja. Informasi tersebut dapat dilihat di bab "Peran-Peran Pertemuan Klub".

Format pertemuan pada dasarnya sama terlepas dari apakah pertemuan dilakukan secara tatap muka atau daring.

Sebelum Pertemuan

Tuan Rumah Pertemuan harus tiba lebih awal dari waktu dimulainya pertemuan yang telah dijadwalkan. Petugas ini sebaiknya:

  • Mempersiapkan tempat–meja, kursi, podium, lokasi klub, simbol Agora, dll.
  • Mempersiapkan peralatan yang akan digunakan oleh Pencatat Waktu untuk menghitung dan memberi sinyal waktu (jam sukat 'stopwatch', karton dengan warna "lampu lalu lintas", dll.)
  • Mencetak jadwal
  • Jika tersedia, periksa apakah pencahayaan, sistem suara, dan perlengkapan proyeksi bekerja dengan baik atau tidak.
  • Jika klub memiliki perlengkapan rekaman, atur dan siapkan untuk perekaman.

Untuk pertemuan daring, Tuan Rumah Pertemuan sebaiknya memulai pertemuan setidaknya 15 menit sebelum waktu mulai yang resmi.

Beberapa klub menyukai sesi "bersosialisasi" format bebas, yang biasanya memakan waktu hingga 30 menit sebelum pertemuan dimulai dan beberapa jam sesudah pertemuan berakhir.

 

Material yang diperlukan

Pertemuan Tatap Muka

Untuk pertemuan klub tatap muka, Anda memerlukan material minimum berikut ini:

 

 

  • Satu jam sukat untuk memantau waktu pidato 
  • Peralatan sinyal waktu untuk pembicara, dengan indikator berwarna hijau, kuning, dan merah. Anda dapat menggunakan lampu atau cukup dengan lembar kertas berwarna.
  • Formulir umpan balik untuk audiensi. Semua anggota dari audiensi, (bahkan tamu) dapat memberikan evaluasi mereka kepada setiap pembicara pada formulir umpan balik ini. Anda dapat menyesuaikan templat formulir umpan balik–seperti di bawah ini–yang diambil dari portal merek (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).

Anda dapat menggunakan templat yang tersedia atau membuat sendiri.

 

 

  • Bolpoin untuk audiensi dan (khususnya) untuk Pencatat Waktu dan Ahli Tata Bahasa
  • Jadwal pertemuan tercetak
  • Kata Hari Ini, dicetak di satu atau dua lembar kertas, dengan huruf besar agar mudah dilihat oleh para pembicara dan audiensi dari kejauhan
  • Lembaran kertas (atau lebih baik, templat) untuk Ahli Tata Bahasa, Pencatat Waktu, dan Pencatat Jeda.

 

Pertemuan Daring

Untuk Pertemuan Daring, akan bagus sekali mempersiapkan tautan dan material di bawah ini, sebagai antisipasi jika peran-peran terkait melupakannya.

  • Tautan ke latar Zoom yang dapat digunakan oleh Pencatat Waktu
  • Tautan ke Kreator Aset agar Ahli Tata Bahasa dan Pencatat Waktu dapat mengambil templat dan latar untuk tugas peran mereka
  • Versi PDF Lembar Evaluasi yang sudah ditarik sebelumnya untuk setiap proyek dan peran. (Material ini dapat dihasilkan secara otomatis dari halaman untuk setiap peran dan proyek)
  • Versi PDF Formulir Umpan Balik Umum yang sudah ditarik sebelumnya yang dapat digunakan oleh para anggota yang tidak menjadi evaluator untuk memberikan umpan balik kepada pembicara

 

 

Pertemuan

Bagian I - Pembuka

1. Biasanya, Tuan Rumah Pertemuan memulai dan membuka pertemuan, menyambut semua orang, lalu menyampaikan perkenalan singkat atas orang yang memegang peran ketua pertemuan di hari itu dan menyerahkan panggung kepadanya.

2. Ketua Pertemuan menyambut semua orang. Beberapa hal bagus yang dapat dilakukan oleh Ketua Pertemuan di tahap ini adalah:

  • Mengingatkan semua orang untuk mematikan ponsel mereka. Di dalam pertemuan daring, selain mematikan ponsel, meminta semua orang untuk mematikan sumber gangguan apa pun yang mungkin muncul dan menutup pintu ruang di mana mereka berada.
  • Mengingatkan semua orang untuk tidak berjalan melintasi ruangan selama pidato berlangsung.
  • Di dalam pertemuan daring, ingatkan semua orang bahwa keamanan dan kesopanan harus dijaga setiap saat. Ini artinya, tak seorang pun boleh berkendara atau melakukan kegiatan berbahaya selama pertemuan. Semua orang harus berpakaian pantas dan menyalakan kamera mereka setiap saat.
  • Jika ada tamu, sampaikan perkenalan umum mengenai Agora Speakers International dan klub, tujuan dan misinya, serta apa yang kita lakukan dan dengan cara apa.
Satu aspek yang penting untuk dijelaskan kepada para tamu adalah bahwa ini bukanlah pertemuan di mana setiap orang bebas berbicara kapan saja, tetapi mengikuti jadwal terstruktur dengan beberapa orang melakukan peran-peran khusus secara sukarela. Ini akan menghindarkan para tamu dari kesalahpahaman umum mengenai pertemuan-pertemuan Agora.
 
  • Pertemuan dibagi dalam beberapa bagian, dengan petugas-petugas yang berbeda yang bertanggung jawab di tiap bagian.
  • Setiap peran dan bagian memiliki tujuan-tujuan khusus, yang telah dijelaskan secara detail di material-material daring.
  • Peran dilakukan secara sukarela dan siapa pun dapat mengajukan diri untuk berperan.
  • Peran berubah di setiap pertemuan–ketua pertemuan hari ini tidak akan menjadi ketua pertemuan berikutnya.
  • Setiap orang dievaluasi agar semua dapat memperbaiki diri dan belajar.
Terkadang, ada baiknya juga menunjukkan aspek-aspek ini secara tegas selama menyampaikan pengantar.
  • Jika ada tamu di dalam pertemuan, hal ini juga menjadi kesempatan baik untuk meminta mereka berdiri dan memperkenalkan diri kepada audiensi. Biasanya, Ketua Pertemuan dapat mengajukan pertanyaan sederhana, misalnya "Bagaimana Anda tahu tentang kami?" atau "Apa yang membawa Anda ke sini?", dll.
Terkadang, beberapa tamu memperkenalkan diri secara panjang lebar sehingga menjadi pidato panjang selama 20 menit. Ketua Pertemuan sebaiknya dengan cepat menyela hal semacam ini agar tidak mengganggu jadwal pertemuan yang telah ditentukan.

 

Bagian II - Tim Evaluasi

3. Ketua Pertemuan memberikan panggung kepada Pencatat Waktu selama 1-2 menit untuk menjelaskan perannya, mengapa pengaturan waktu adalah penting, dan bagaimana sinyal waktu bekerja.

4. Ketua Pertemuan memberikan panggung kepada Ahli Tata Bahasa  selama 1-2 menit untuk menjelaskan perannya dan hal-hal yang akan dia cari.

5. Ketua Pertemuan memberikan panggung kepada Pencatat Jeda selama 1-2 menit untuk menjelaskan perannya, pentingnya tidak menggunakan kata-kata jeda (filler words), dan memberi beberapa contoh dari kata jeda.

Di dalam beberapa pertemuan, peran Ahli Tata Bahasa dan Pencatat Jeda dilakukan oleh orang yang sama. Juga, salah satu dari mereka dapat memperkenalkan "Kata Hari Ini". Tujuan Kata Hari Ini adalah untuk melatih orang-orang menjadi lebih fleksibel saat berbicara dan mudah beradaptasi dengan berbagai perubahan, bukannya mempelajari pidato dengan hati.

Bagian III- Proyek

6. Untuk setiap proyek, Ketua Pertemuan:

  • Memanggil Evaluator Pidato untuk menjelaskan sasaran-sasaran pidato
  • Memanggil Pembicara untuk menyampaikan pidato
  • Memberikan audiensi waktu 1-2 menit agar semua orang dapat menuliskan umpan balik mereka atas pembicara.
Disarankan untuk menyusun proyek dari yang termudah ke yang lebih sulit untuk menghindari pembicara yang lebih solid tampil lebih dulu daripada pembicara yang belum berpengalaman.

7. Setelah bagian pidato yang disiapkan selesai, Ketua Pertemuan memberikan panggung kepada Koordinator Pidato Improvisasi, yang akan membawa pertemuan ke bagian berikutnya. Biasanya, sesi ini memakan waktu 15 menit, dengan durasi antara 1 hingga 2 menit untuk setiap jawaban.

Ini menjadi momen yang baik untuk rehat sejenak jika klub memiliki tradisi semacam ini karena ia memberikan waktu lebih banyak bagi evaluator untuk menyelesaikan evaluasi mereka. Juga, beberapa klub suka mengadakan pemilihan pembicara terbaik dan jawaban pidato improvisasi terbaik. Ini juga menjadi waktu yang baik untuk meminta semua orang memberikan dan mengumpulkan suaranya. Jika ada sesi pemilihan, Anda sebaiknya mengulang (dan lebih baik menuliskannya di tempat yang mudah dilihat) nama para pembicara dan nama semua peserta Pidato Improvisasi. 

Bagian IV - Evaluasi Pidato

8. Setelah sesi sebelumnya selesai, Evaluator Pertemuan memanggil Evaluator Pidato untuk menyampaikan evaluasinya, setiap evaluasi berjalan 3-5 menit.

9. Setelah Evaluasi Pidato disampaikan, Evaluator Pidato Improvisasi mengambil panggung dan menyampaikan laporannya. Evaluasi ini berjalan sekitar 5-7 menit.

10. Opsional. Jika klub Anda memiliki seorang Evaluator Mendengarkan, sesi ini akan menjadi kesempatan bagus untuk peran tersebut.

Bagian V - Evaluasi Teknis dan Kesimpulan

11. Sesudah bagian sebelumnya selesai, Pencatat Jeda, Ahli Tata Bahasa, dan Pencatat Waktu menyampaikan laporannya, masing-masing 1-2 menit. Biasanya dalam urutan terbalik dari urutan sebelumnya saat berpartisipasi di awal pertemuan.

12. Terakhir, Evaluator Pertemuan menyampaikan evaluasi atas keseluruhan pertemuan dan semua evaluator. Bagian ini biasanya berlangsung selama 5-7 menit.

13. Ketua Pertemuan menyerahkan panggung kepada siapa pun (khususnya para petugas klub) yang ingin menyampaikan pengumuman.

Ini merupakan waktu yang baik bagi Ketua Pertemuan untuk menanyakan pendapat para tamu atas pertemuan, tentang bagaimana perasaan mereka, dll.

14. Ketua Pertemuan memberikan panggung kepada Tuan Rumah Pertemuan, yang akan menutup pertemuan.

(id,document.section.last.updated)? (id,document.section.views)?