클럽 총무는 모든 클럽 파일 관리와 클럽 집행위 회의록 작성을 담당합니다.

클럽 집행위 회의

총무는 클럽 집행위 회의 의제를 준비하고, 집행위 회의 자체를 준비하며, 모든 임원에게 미리 세부 정보를 공지해야 합니다. 세부 정보와 시간에 관련해서는 부디 클럽 임원 항목을 참고해 주세요.

회의록

총무의 주요 임무 중 하나는 정확한 회의록을 작성하는 것입니다

회의록은 클럽에 필수적인 문서로서 모든 중요한 집행위 회의, 결정 사항, 투표 결과, 참고 사항, 의논 사항 등을 기록한 것입니다.

회의록은 해당 클럽의 능력에 따라 물리적으로나 전자적으로 남길 수 있습니다. 그러한 기록물을 어디에 보관할지는 각 클럽 집행위에 달려 있습니다.

좋은 회의록은 매 회의마다 다음과 같은 사항을 포함해야 합니다.

• 회의장 이름, 장소, 그리고 시간
• 해당 회의의 최초 의제
• 참여자 목록
• 회의 동안 논의된 안건 (최초 의제에 있었는지 아닌지)
  • 해당 논의 안건을 제안한 멤버의 최초 관점 요약본이나 논의의 맥락
  • 참여자들의 관점 요약본 (논의에 참여한 사람들에게만 해당)
  • 결정 사항, 제안됐던 대안들, 결정에 대한 근거. 예를 들어 "회의장을 새로운 장소 X로 바꾸기로 결정됐습니다"라고 하는 대신 "현재 이용 중인 회의장이 한 달 내로 폐쇄될 것임에 따라, 클럽 회의장을 바꿔야 합니다. 이에 따라 회의장 X, Y, Z를 고려했습니다. Y는 회의장 소유주가 시간당 25달러를 요구해 너무 비싸다는 이유로 기각됐으며, Z는 좌석과 음향 상태가 심각함에 따라 기각됐습니다. 따라서 투표 결과 6-0으로 회의장 X가 선정됐습니다."
  • 투표 집계
• 다음 회의가 이뤄질 회의장 이름, 장소, 그리고 시간
• 모든 부록 또는 해당 회의에서 논의된 안건을 보조하기 위해 제시된 문서

그 밖의 클럽 파일

총무의 또 다른 임무는 모든 클럽 파일을 보관하고 제대로 보존하며 손실 방지를 위해 적절하게 백업하는 것입니다.

클럽 파일에는 다음과 같은 것들이 속합니다.

• 클럽 헌장과 규정
• 게스트 방명록
• 멤버들에게 연설이나 리더십 관련한 기회를 제공하는 협력 단체, 행사, 장소 목록
• 회원 명부
• 임원 회의 의제와 회의록
• 멤버나 게스트의 불만 사항과 해결
• 징계 절차
• 클럽 연락망 및 다른 협의 단체 목록 (대중매체, 다른 클럽, 또는 다른 공개연설 단체)
• 그 밖의 파일

열람 제한 파일

대부분의 클럽 문서가 모든 멤버들에게 공개돼야 하지만, 문서들 중에는 비공개로 두고 감사 목적으로만 제공해야 하거나, 문서 관련 인물들에게만 제공해야 하는 민감한 파일이 있을 수 있습니다.

클럽 감사

전 세계 모든 Agora 클럽이 제대로 한결같이 작동하도록 하기 위해 Agora 스피커스 인터내셔널 재단의 이사회 임원과 멤버들이("Agora 감사") 클럽 파일 사본을 요청할 수도 있습니다.

이러한 사본에 대한 요청은 해당 클럽의 총무나 다른 임원들에게 클럽 연락 주소 또는 등록된 이메일 주소를 통해 전자상으로 이뤄질 것입니다. 요청된 클럽 서류는 요청일로부터 2주(달력에서 14일) 내에 전자상으로 발송해야 합니다.