Sekretář klubu je odpovědný za vedení všech klubových spisů a vytváření zápisů ze schůzí výkonného výboru klubu.

Zasedání výkonného výboru klubu

Jako tajemník zodpovídáte za přípravu agendy schůzí výkonného výboru klubu, za organizaci samotného setkání a za upozornění všech funkcionářů předem. Podrobnosti a načasování naleznete v kapitole Členové klubového výboru.

Zápis z jednání

Jedním z hlavních úkolů tajemníka je vedení přesných Zápisů z jednání.

Zápisy ze schůzky jsou základní knihou v životě klubu, která zaznamenává všechna důležitá jednání výkonného výboru, rozhodnutí, výsledky hlasování, úvahy a diskuse atd.

Zápisy ze schůzí mohou být vedeny fyzicky nebo elektronicky, v závislosti na možnostech klubu. Rozhodnutí o tom, kde je ponechat, je ponecháno na výkonném výboru každého klubu.

Dobré zápisy ze setkání by měly pokaždé obsahovat následující:

• Název místa, místo a čas setkání
• Úvodní program jednání
• Seznam účastníků
• U každého bodu projednávaného během schůze (ať už byl původně na pořadu jednání nebo ne):
  • Počáteční souhrnné hledisko člena, který přednesl položku nebo kontext diskuse.
  • Souhrn stanovisek ostatních účastníků, pouze tedy těch, kteří do diskuse zasáhli.
  • Udělaná rozhodnutí, zvážené alternativy a zdůvodnění rozhodnutí. Například nestačí jen: „Bylo rozhodnuto změnit místo setkání na nové místo X.“. Místo toho můžete říci něco jako „Vzhledem k uzavření našeho aktuálního místa setkání, musíme změnit místo setkání klubu. Zvažovali jsme možnosti X, Y a Z. Možnost Y byla zamítnuta, protože požadovaná cena od majitele 25 $ za hodinu byla příliš vysoká a možnost Z měla vážné problémy s kvalitou, například špatné rozestavění židlí a strašná akustika. Proto byla zvolena volba X “
  • Hlasovací záznam.
• Název místa, místo a čas příštího setkání
• Veškeré přílohy nebo dokumenty zadané do zasedání za účelem podpory diskutovaných položek

Další klubové soubory

Dalším úkolem tajemníka je uchovat všechny klubové soubory a zajistit, aby byly řádně uchovány a zalohovány, aby se zabránilo jejich ztrátě.

Klubové soubory zahrnují:

• Klubová listina a stanovy.
• Návštěvní kniha.
• Seznamy spolupracujících organizací, akcí nebo míst, kde mají členové možnosti mluvit nebo vést lidi.
• Seznamy členů.
• Programy setkání a zápisy z jednání úředníků.
• Stížnosti členů nebo hostů a jejich řešení.
• Disciplinární řízení.
• Klubové smlouvy nebo dohody s jinými subjekty (médii, jinými kluby nebo jinými veřejně mluvícími organizacemi).
• Jakékoli další soubory

Omezené soubory

Ačkoli většina dokumentů klubu by měla být přístupná všem členům, existují některé citlivé soubory, které musí klub uchovávat jako soukromé a poskytnout je pouze pro účely auditu nebo pro postižené osoby. Jedná se o následující:

Klubové audity

Pro zajištění řádného a důsledného fungování všech klubů Agora po celém světě mohou členové výboru a členové správní rady Mezinárodní nadace Agora Speakers (dále jen „auditoři Agora“) požadovat, aby klub poskytl kopii veškerých klubových souborů.

Žádosti o tyto kopie budou zaslány elektronicky na kontaktní adresy klubu a / nebo registrované emailové adresy tajemníka, nebo jiných členů klubu. Všechny požadované klubové dokumenty je třeba zaslat zpět elektronicky do dvou týdnů (14 kalendářních dnů) ode dne podání žádosti.