اجلاس کا ایک آزمودہ و مصدقہ فارمیٹ ہے، جو آپ اپنے کے اجلاس کی تشکیل کے لیے نقطہ آغاز کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں۔
اس حصے میں صرف عمومی ترتیب اور مجوزہ اوقات کی وضاحت کی گئی ہے، لیکن کسی بھی فرض منصبی کے کام کے بارے میں کوئی تفصیل نہیں دی گئی۔ یہ معلومات" کلب اجلاس کے فرائض منصبی" والے باب میں ملیں گی۔
قطع نظر اس کے کہ اجلاس جسمانی یا آن لائن طور پر منعقد کیا جا رہا ہو، اجلاس کا فارمیٹ بنیادی طور پر ایک سا رہے گا۔
اجلاس سے پہلے
اجلاس کے سہولت کار کو اجلاس کے طے کردہ وقت آغاز سے کافی پہلے پہنچنا چاہئے۔ اسے چاہئے کہ:
- اجلاس کی جگہ کو بشمول کرسیوں، میزوں، لیکچر سٹینڈ، کلب کے مقام اور Agora علامات / بینر، نشانات و پوسٹر وغیرہ، تیار کرے.
- ان وسائل/ ٹولز کو تیار کرے جن کو ٹائمر (اجلاس کے) وقت کی پیمائش اور اشارہ دینے کے لئیے استعمال کرے گا (مثلاً اسٹاپ واچ، ٹریفک لائٹس اور رنگین کارڈ بورڈ وغیرہ)-
- اجلاس کے ایجنڈے (پیش نامہ) کی طباعت-
- اگر لاگو ہو تو لائٹنگ، ساؤنڈ/ سسٹم ، اور پروجیکشن کے سامان کی درست فعالیت کا جائزہ لے۔
آن لائن اجلاسوں کے لئے اجلاس کے سہولت کار کو سرکاری وقتِ آغاز سے کم از کم پندرہ منٹ قبل اجلاس کا آغاز کر دینا چاہئے۔
.
درکار سامان
جسمانی اجلاس
کلب کے جسمانی اجلاس کے لیے آپ کو کم از کم درج ذیل سامان کی ضرورت ہوگی:
- تقاریر کے وقت کی پیمائش کے لئے اسٹاپ واچ۔
- مقرر کو وقت کی حدود کا اشارہ دینے کا کوئی ذریعہ۔ اس کے لیے سبز، پیلے اور سرخ اشارے استعمال کیے جاتے ہیں۔ آپ روشنی، یا محض رنگین کاغذ کے ٹکڑے استعمال کرسکتے ہیں۔
آپ فراہم کردہ ٹیمپلیٹ استعمال کرسکتے ہیں، یا آپ اپنی ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں۔
حاضرین کے لئے رائے کے فارم۔ تمام حاضر اراکین (حتّٰی کہ مہمان بھی) ان رائے فارموں پر ہر مقرر کی تشخیص کر سکتے ہیں۔ آپ برانڈنگ پورٹل ( www.agoraspeakers.org/brand.jsp ) سے رائے کے فارموں کے لیے حسب مرضی قابل تبدیلی ٹیمپلیٹس یا سانچے حاصل کر سکتے ہیں۔
- حاضرین کے لیے قلم (خصوصاً) ٹائمر اور ماہر صرف و نحو کے لئے۔
- اجلاس کے لئے طباعت شدہ ایجنڈے۔
- آج کا لفظ، بڑے خطوط میں کاغذ کے ایک یا دو صفحوں پر چھپا ہوا، تاکہ مقررین اور حاضرین اسے دور سے دیکھ سکیں۔
- ماہر صرف و نحو، ٹائمر، اور ہچکچاہٹ کے الفاظ کے شمار کُنندہ کے لئے کاغذ کے صفحات (یا ترجیحی طور پر، ٹیمپلیٹس)۔
آن لائن اجلاس
آن لائن اجلاس کے لیے بہتر ہے کہ درج ذیل لنکس اور سامان مہیا رکھیں، مبادا کہ ان کے لیے ذمہ دار فرائض منصبی ایسا کرنا بھول جائیں
- زوم کے پس منظر کے لنکس، جن کی ٹائمر کو استعمال کی ضرورت پڑے گی۔
- اثاثہ تخلیق کار کے لنکس، تا کہ ماہر صرف و نحو اور ٹائمر اپنے ٹیمپلیٹس اور پس منظر تیار کرسکیں۔
- ہر پروجیکٹ اور فرض منصبی کے لئے تشخیصی صفحات کی پہلے سے تیار شدہ پی ڈی ایف فائل۔ (اِنہیں ہر فرض منصبی اور پروجیکٹ کے صفحہ سے خود کار طور پر تیار کیا جا سکتا ہے(۔
- عمومی رائے فارم کے لئے پہلے سے تیار کردہ پی ڈی ایف فائل- جسے وہ رکن جو تشخیص کُنندہ نہیں، مقررین پر رائے دینے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔
اجلاس
حصہ اول - آغاز
1. عموماً اجلاس کا سہولت کار اجلاس کے با ظابطہ آغاز اور سب کا خیرمقدم کرنے کے بعد اس اجلاس کے رہنُما کا فرض منصبی ادا کرنے والے شخص کا مختصر تعارف کروا کے آسٹیج اُس کے حوالے کردیتا ہے۔
2. اجلاس کا رہنُما سب کا خیر مقدم کرتا ہے۔ کچھ اچھے کام جو اجلاس کا رہنُما اس وقت کر سکتا ہے، مندرجہ ذیل ہیں:
- سب کو اپنا موبائل فون بند کرنے کی یاد دہانی کروانا۔ اس کے علاوہ آن لائن اجلاسوں میں لوگوں سے مداخلت کے کسی بھی ممکنہ ذریعہ کو بند کرنے اور جس کمرے میں وہ موجود ہیں، اس کا دروازہ بند کرنے کا کہنا۔
- تقاریر کے دوران سب کو کمرے میں آمد و رفت پر پابندی کی یاد دہانی کروانا ۔
- آن لائن اجلاسوں کے لیے سب کو یاد دلانا کہ حفاظت اور آدابِ مجلس ہر وقت ملحوظ خاطر رہنے چاہییں۔ جس کا مطلب یہ ہے کہ اجلاس کے دوران کوئی بھی گاڑی مت چلائے، یا دیگر خطرناک سرگرمیاں نہ کرے۔ ہر ایک کو صحیح طور پر ملبوس ہونا چاہئے، اور آخری بات یہ کہ ہر ایک کو اپنا کیمرہ ہر وقت آن رکھنا چاہیے۔
- اگر کوئی مہمان موجود ہیں توAgora Speakers International اور کلب، اس کا مقصد، مشن اور ہم کیا کس طریقے سے کرتے ہیں، کا ایک عمومی تعارف فراہم کرنا۔
مہمانوں کو ہمیشہ سمجھائے جانے کے لائق ایک پہلو یہ ہے کہ اجلاس ہر شخص بلا روک ٹوک بات کرنے والی جگہ نہیں۔ بلکہ یہ ایک منظم ایجنڈے کی پیروی کرتا ہے، جس میں لوگ مخصوص فرض منصبی ادا کرتے ہیں جس کے لئے انہوں نے پہلے سے رضاکارانہ طور پر خدمات کی پیشکش کی ہوتی ہے۔ اس سے مہمانوں کو Agora اجلاسوں کے بارے میں عام فہمیاں دور کرنے میں مدد ملتی ہے۔
- اجلاس کو مختلف حصوں میں تقسیم کیا جاتا ہے، اور ہر حصے کے انچارج مختلف افراد ہوتے ہیں۔
- ہر فرض منصبی اور اجلاس کے حصے کے مخصوص اہداف ہیں، جن کی تفصیل آن لائن دستاویزات میں بیان کی گئی ہے۔
- فرض منصبی رضاکارانہ ہیں، اور کوئی بھی فرض منصبی کے لئے سائن اپ کرسکتا ہے۔
- ہر اجلاس کے بعد فرض منصبی ادا کرنے والے بدل جاتے ہیں۔ آج اجلاس کا رہنُما ایک شخص ہے، اگلے اجلاس میں کسی اور کی باری ہوگی۔
- ہر کسی کی تشخیص کی جاتی ہے، تاکہ وہ بہتر ہو سکے اور سیکھ سکے۔
بعض اوقات تعارف کے دوران ان پہلوؤں کی واضح نشاندہی کرنا بھی ضروری ہوتا ہے۔
- اگر کوئی مہمان موجود ہوں، تو یہ بھی ایک اچھا موقع ہے کہ ان سے کھڑا ہو کر حاضرین سے اپنا تعارف کروانے کی درخواست کی جائے۔ عموماً اجلاس کا رہنُما سادہ سا سوال بھی پوچھ سکتا ہے، مثلاً " آپ ہمیں کیسے جانتے ہیں؟" یا " آپ کے یہاں آنے کا مقصد کیا ہے؟ "، وغیرہ۔
حصہ دوئم - تشخیصی ٹیم
3. اجلاس کا رہنُما ٹائمر کو ایک سے دو منٹ کے لیے اسٹیج پر بلاتا ہے، جو اس دوران اپنے فرض منصبی کی وضاحت کرتا ہے، اور بتاتا ہے کہ وقت کیوں اہم ہے،اور وقت کے اشارے کیسے کام کرتے ہیں۔
4. اجلاس کا رہنُما ماہر صرف و نحو کو ایک منٹ کے لیے اسٹیج پر بلاتا ہے، جو اپنے فرض منصبی اور ان چیزوں کی وضاحت کرتا ہے جن کی وہ تشخیص کرے گا۔
5. اجلاس کا رہنُما ہچکچاہٹ کے الفاظ کے شمار کُنندہ کو ایک سے دو منٹ کے لئے اسٹیج پر بلاتا ہے، جو اپنے فرض منصبی، ہچکچاہٹ کے الفاظ استعمال نہ کرنے کی اہمیت اور ان کی کچھ مثالوں کی وضاحت کرتا ہے۔
حصہ سوئم - پروجیکٹس
6. ہر پروجیکٹ کے لئے اجلاس کا رہنُما:
- تقریر کے تشخیص کُنندہ کو تقریر کے اہداف کی وضاحت کے لئے بلاتا ہے۔
- مقرر سے تقریر کرنے کا کہتا ہے۔
- حاضرین کو ایک سے دو منٹ کا وقت دیتا ہے تاکہ وہ مقرر کے بارے میں اپنی رائے لکھ سکیں۔
7. تیار تقاریر والا حصہ ختم ہونے کے بعد اجلاس کا رہنُما فی البدیہہ تقاریر کے مُنتظم کو اسٹیج پر بلاتا ہے، جو اس حصے کو آگے بڑھاتا ہے۔ عموماً، یہ حصہ تقریبا پندرہ منٹ لمبا ہوتا ہے، جس میں فی البدیہہ تقریر کے ہر سوال کا جواب ایک سے دو منٹ لمبا ہوتا ہے۔.
حصہ چہارم - تقاریر کی تشاخیص
8. پچھلا حصہ مکمل کرنے کے بعد ِاجلاس کا تشخیص کُنندہ تقاریر کے تشخیص کُنندگان سے اپنی تشخیص پیش کرنے کے لئے کہتا ہے، ہر تشخیص تین سے پانچ منٹ لیتی ہے۔
9. تقریر کی تمام تشاخیص کی فراہمی کے بعد فی البدیہہ تقاریر کے تشخیص کُنندگان اسٹیج پر آتے ہیں، اور اپنی رپورٹ پیش کرتے ہیں۔ یہ تشخیص لگ بھگ پانچ سے سات منٹ لمبی ہوتی ہے۔
10. اختیاری۔ اگر آپ کے کلب میں سمعی تشخیص کُنندہ موجود ہو تو اس فرض منصبی کے لئے بھی یہی اچھا موقع ہوگا۔
حصہ پنجم - تکنیکی تشاخیص اور اختتامی کلمات
11. پچھلا حصہ ختم ہونے کے بعد ہچکچاہٹ کے الفاظ کا شمار کُنندہ، ماہر صرف و نحو، اور ٹائمر اپنی رپورٹیں ایک سے دو منٹ میں، عموماً اُس سے الٹ ترتیب میں پیش کرتے ہیں، جس میں انہوں نے اجلاس کے آغاز میں حصہ لیا تھا۔
12. آخر میں، اجلاس کا تشخیص کُنندہ اجلاس اور تمام تشخیص کنندگان کی مجموعی تشخیص پیش کرتا ہے۔ یہ حصہ عموماً پانچ سے سات منٹ لیتا ہے۔
13. اجلاس کا رہنُما ہر اُس شخص کو (خصوصاً کلب کے افسران) کو اسٹیج پر بلاتا ہے، جو کوئی اعلان کرنا چاہتا ہے۔
14. اجلاس کا رہنُما اجلاس کے سہولت کار کو اسٹیج پر بلاتا ہے، جو اجلاس کا اختتام کرتا ہے۔