เลขานุการสโมสรมีหน้าที่ดูแลไฟล์ของสโมสรและจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารของสโมสร

การประชุมคณะกรรมการบริหารสโมสร

ในฐานะเลขานุการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมวาระการประชุมของคณะกรรมการบริหารของสโมสร ตลอดจนจัดการประชุมด้วยตนเองและแจ้งรายละเอียดให้เจ้าหน้าที่ทุกคนทราบล่วงหน้า สำหรับรายละเอียดและเวลา โปรดดูเจ้าหน้าที่สโมสร

รายงานการประชุม

งานหลักของเลขานุการคือการรักษารายงานการประชุมให้ถูกต้อง

รายงานการประชุมเป็นหนังสือพื้นฐานในชีวิตของสโมสรที่บันทึกการประชุมที่สำคัญทั้งหมดของคณะกรรมการบริหาร การตัดสินใจ ผลการลงคะแนน ข้อควรพิจารณา และการอภิปราย ฯลฯ

สามารถเก็บรายงานการประชุมได้ทั้งทางร่างกายและทางอิเล็กทรอนิกส์ ขึ้นอยู่กับความสามารถของสโมสร การตัดสินใจว่าจะเก็บไว้ที่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับคณะกรรมการบริหารของแต่ละสโมสร

รายงานการประชุมที่ดีควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้สำหรับการประชุมทุกครั้ง:

• ชื่อสถานที่นัดพบ สถานที่ และเวลา
• วาระการประชุมเบื้องต้น
• รายชื่อผู้เข้าร่วม
• สำหรับแต่ละรายการที่อภิปรายระหว่างการประชุม (ไม่ว่าจะอยู่ในระเบียบวาระเดิมหรือไม่):
  • มุมมองโดยสรุปเบื้องต้นของสมาชิกที่เสนอประเด็นหรือบริบทของการอภิปราย
  • สรุปมุมมองของผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ (เฉพาะผู้ที่แทรกแซงในการอภิปราย)
  • ตัดสินใจแล้ว พิจารณาทางเลือกอื่น และเหตุผลในการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น อย่าเพิ่งพูดว่า "มีการตัดสินใจที่จะเปลี่ยนสถานที่จัดประชุมเป็นสถานที่ใหม่ X " คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น "เนื่องจากการปิดสถานที่นัดพบปัจจุบันของเราในหนึ่งเดือน เราจำเป็นต้องเปลี่ยนสถานที่ประชุมของสโมสร เราพิจารณาตัวเลือก X, Y และ Z ตัวเลือก Y ถูกยกเลิกตามราคาที่ร้องขอ จากเจ้าของเงิน 25 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงนั้นสูงชันเกินไป และตัวเลือก Z มีปัญหาด้านคุณภาพที่ร้ายแรง เช่น การนั่งเก้าอี้ที่แย่และเสียงที่แย่มาก ดังนั้น ด้วยคะแนนเสียง 6-0 ออปชั่น X ถูกเลือก"
  • นับคะแนนเสียง.
  • สถานที่ประชุม ชื่อ สถานที่ และเวลาของการประชุมครั้งต่อไป
  • เอกสารแนบหรือเอกสารใด ๆ ที่เข้าประชุมสนับสนุนรายการดังกล่าว

ไฟล์อื่นๆ ของคลับ

งานของเลขานุการอีกประการหนึ่งคือการเก็บไฟล์ของสโมสรทั้งหมดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างเหมาะสมและมีการสำรองข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการสูญหาย

ไฟล์ของคลับประกอบด้วย:

• กฎบัตรสโมสรและข้อบังคับ
• สมุดเยี่ยม.
• รายชื่อองค์กร เหตุการณ์ หรือสถานที่ที่ให้ความร่วมมือซึ่งสมาชิกมีโอกาสพูดหรือเป็นผู้นำ
• รายชื่อสมาชิก.
• วาระการประชุมและรายงานการประชุมเจ้าหน้าที่
• สมาชิกหรือแขกร้องเรียนและความละเอียดของพวกเขา
• ขั้นตอนทางวินัย
• สัญญาหรือข้อตกลงของสโมสรกับหน่วยงานอื่น (สื่อ สโมสรอื่น หรือองค์กรพูดในที่สาธารณะอื่นๆ)
• ไฟล์อื่นๆ

ไฟล์ลับ

แม้ว่าเอกสารส่วนใหญ่ของสโมสรควรจะเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทุกคน แต่ก็มีไฟล์ที่ละเอียดอ่อนบางอย่างที่สโมสรจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นความลับและจัดเตรียมไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบเท่านั้นหรือแก่ผู้ที่ได้รับผลกระทบเท่านั้น เหล่านี้มีดังต่อไปนี้:

การตรวจสอบคลับ

เพื่อประกันการทำงานที่ถูกต้องและสม่ำเสมอของสโมสร Agora ทั่วโลก เจ้าหน้าที่และสมาชิกของมูลนิธิ Agora Speakers International Foundation ("ผู้ตรวจสอบของ Agora") อาจขอให้สโมสรจัดเตรียมสำเนาไฟล์ของสโมสร

คำขอสำเนาดังกล่าวจะทำทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่อยู่ติดต่อของสโมสรและ/หรือที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ของเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่สโมสรอื่นๆ เอกสารของสโมสรที่ร้องขอทั้งหมดจะต้องส่งกลับทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในสองสัปดาห์ (14 วันตามปฏิทิน) นับจากวันที่ขอ